Kotiseutuarkisto

Kotiseutuarkistomme säilyttää paikallista arkistomateriaalia, jota on saatu yksityisiltä ja järjestöiltä. 

Kotiseutuarkistoon kuuluvat ne paikallistason yksityisluontoiset aineistot, jotka eivät kuulu säännöllisen ja julkisen arkistonhoidon piiriin.

Kotiseutuarkistoon voivat kuulua mm. paikalliset

• yhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot
• osuuskuntien ja liikelaitosten arkistot
• perheiden, sukujen ja talojen arkistot
• yksityishenkilöiden arkistot

Arkistoon kuuluvat paperimuotoisten asiakirjojen ohella mm. kartat ja piirustukset, valokuvat, filmit, ääninauhat, videokasetit, ATK-aineistot, käsikirjoitukset ja edellä mainittujen jäljennökset ja kopiot, painotuotteiden arkistokappaleet sekä muut paikallisen perinteen tallentamiseen liittyvät dokumentit.

Yhdistyksen arkistointiohje

Mitä arkistoidaan?

Talletettava asiakirja voi olla esimerkiksi paperinen asiakirja, valokuva, dia, filmi, video, äänite tai atk-tallenne. Tietyt asiakirjat on säilytettävä määräajan tai pysyvästi.

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat yhdistyksen itse tuottamat asiakirjat:

• pöytäkirjat sekä niiden liitteet, esim. tilinpäätökset ja talousarviot
• toimintakertomukset ja -suunnitelmat
• lähteneiden kirjeiden kopiot
• puheet, esitelmät, artikkelit, luennot
• itse tuotetut tutkimukset, raportit, yhteenvedot, tilastot
• luettelot (esimerkiksi jäsen- ja toimihenkilöluettelot)
• säännöt, rekisteröinti- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
• sopimukset
• omien kurssien, koulutusten, juhlien, tapahtumien asiakirjat
• valokuvat, diat, filmit, videot ja muut tallenteet
• itse tuotetut painotuotteet (lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset, esitteet, kartat, piirustukset)
• saapuneet kirjeet ja asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä

Kaikki asiakirjat ennen vuotta 1920 säilytetään.

Kaikki kriisi- ja poikkeusaikojen asiakirjat (esimerkiksi sota-aika, lakot) säilytetään.

Arkistossa ei pysyvästi säilytetä:

• Saapuneet kiertokirjeet, yleiskirjeet ja tiedotteet
• Tiedoksi saapuneet pöytäkirjat tai muut asiakirjat
• Lähetekirjeet, joissa ei ole olennaista tietoa
• Lyhyet viestit, ilmoitukset, mainokset
• Tiliotteet ja tositteet

Tilinpäätösasiakirjat säilytetään pysyvästi.

Miten ja mihin arkistoidaan?

• joka asiakirjasta arkistoidaan alkuperäinen kappale. Asiakirjassa on oltava päiväykset ja allekirjoitukset (esim. pöytäkirjat allekirjoitettuna)
• alkuperäiskappale arkistoidaan heti käytön jälkeen, jotta asiakirjan säilyminen on taattu
• myös tietokoneella tallennetuista asiakirjoista, esim. lähetetyistä kirjeistä, tärkeistä sähköpostiviesteistä ja julkilausumista tehdään paperitulosteet arkistoa varten
• arkistoitavaan asiakirjaan voi merkitä lyijykynällä sanan arkistokappale, jotta se ei sotkeudu kopioihin
• arkistoitavista asiakirjoista poistetaan klemmarit, teipit, muovitaskut, kuminauhat ja muut vieraat esineet (erityisesti metalliset)

Valokuvien arkistointi
Valokuvat joissa ei ole tunnistetietoja jäävät vaille informaatioarvoa. Siksi kuvatiedot on liitettävä kuviin välittömästi eikä vasta vuosien päästä. Muistitieto ei ole luotettavaa: ajat, paikat ja ihmiset unohtuvat. Kuviin kannattaa merkitä ainakin kuvauspaikka ja -aika, kuvattavien nimet ja kuvaaja. Muutkin lisätiedot auttavat.

Tiedot kirjoitetaan pehmeällä lyijykynällä kovalla alustalla kuvan taakse tai mieluiten kuvien säilytyspussiin. Negatiiveille hankitaan säilytyspussit, joihin tiedot kirjoitetaan. Dioihin merkitään tiedot kehykseen spriiliukoisella tussilla.

Arkistoinnissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja.

Paperikopiot, negatiivit ja diat säilytetään erillään omissa säilytysvälineissään.

Ääni- ja kuvatallenteiden arkistointi
Äänitteet ja videot merkitään tunnistetiedoilla (nauhoitusaika ja -paikka, tallenteella esiintyvät henkilöt sekä nauhan pituus). Jos tallenteesta on olemassa litteraatio, se liitetään mukaan. Tallenteen laatu ja kunto on hyvä tarkastaa.

ATK-tallenteiden arkistointi
Tietokoneen muistissa, muistitikuilla, levykkeillä ja muissa tallennusvälineissä oleva tieto ei säily pysyvästi. Laitteet ja ohjelmistot vanhenevat. Kannattaa ottaa paperille tulosteet tärkeimmistä asiakirjaryhmistä arkistoon.

KAIKKI ASIAKIRJAT TULEE ERITELLÄ JA JÄRJESTÄÄ AIKAJÄRJESTYKSEEN, VANHIMMAT ALIMMAISIKSI JA UUDEMMAT PÄÄLLE.